Nota Kuliah: Organisasi Terbuka

1.0   Pengurusan

Definasi

Pengurusan adalah satu proses pengawalan, perancangan, pengarahan semua ahli-ahli di dalam sesuatu organisasi. Seterusnya juga mereka menggunakan sumber-sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

Teori pengurusan yang moden dikatakan lahir pada pertengahan abad ke 18. Perubahan yang ketara terhadap sosio budaya masyarakat ketika telah mengakibatkan lahirnya teori tersebut. Perubahan dari aktiviti pertanian ke industry telah menukarkan struktur gaya hidup. Mereka berpendapat bahawa masanya telah tiba untuk mereka mencari satu teori yang dapat menghubungkan antara kehendak naluri dan tuntutan masyarakat. Perusahaan dan aktiviti industri menjadi teras kehidupan mereka ketika itu.

Pemikir seperti T.W Taylor dan Henri Foyal mengutarakan prinsip pengurusan yang lebih sistematik dan moden. Namun perlu diingatkan, teori pengurusan moden adalah diasaskan oleh elemen-elemen teori pengurusan kuno. (Mustafa Daud, Teori Pengurusan Islam, Utusan Publication 1996)

“Management is the process coordinating work activities so that they are completed efficiently and effectively with and through other people”

Management- Stephten P Robbins, Mary Coulter. 7th Edition, Prentice Hall 2002.

Taji, seorang sarjana India pula berkata bahawa, pengurusan adalah sebagai melaksanakan perintah dan menyelarakan kegiatan bersama kelompok.

Mary Parker Follet (1868 -1933) menyatakan bahawa pengurusan ‘adalah sebagai seni untuk mencapai sesuatu melalui orang lain’. Free-Content Encyclopedia Wikipedia menyatakan pengurusan boleh ditakrifkan berdasarkan fungsinya sebagai ‘tindakan untuk mengukur sesuatu kuantiti pada tempoh-tempoh yang tetap dan berdasarkan kepentingan, mengubahsuai rancangan asal ataupun tindakan untuk mencapai maklumat yang dirancang’.

James A.F Stoner & Charles Wienkel menyatakan bahawa ‘pengurusan adalah proses merancang, mengatur, memimpin dan mengawal daya usaha anggota organisasi dan menggunakan sumber-sumber lain dalam organisasi bagi mencapai matlamat organisasi yang ditetapkan’.

Tokoh-tokoh awal yang menyumbang idea tentang pengurusan dengan mengutarakan pendapat yang menyatakan bahawa menjadi satu perkara yang umum bagi mana-mana pemimpin pada zaman itu memimpin organisasi mereka secara autokratik. Misalnya Adam Smith dalam bukunya ‘The Wealth of Nation (1776) memberikan sumbangan dan pandangannya terhadap konsep pengurusan ekonomi dan sains politik. Charles Babbage memperkenalkan prinsip pembahagian dan pengkhususan kerja melalui pengeluaran produk melalui jabatan-jabatan yang dikhususkan dengan fungsi tertentu dan mengutarakan idea penubuhan ‘line of production’ dengan penetapan fungsi kerja yang rutin.

Di Mesir, dinasti yang memerintah kerajaan Mesir Tua dengan diketuai oleh Fir’aun dan pembesar-pembesarnya menyimpan rekod pengurusan pembinaan pyramid, sphinx dan pelbagai kompleks makam mereka di atas daun papyrus yang telah diproses. Pembinaan piramid setinggi 20 hingga 25 tingkat dengan 2.5 juta blok batu ini memerlukan sistem pengurusan yang cekap dan sistematik untuk menguruskan kira-kira 100 000 orang pekerja setiap masa.

Maharaja Diolectian dari Rom (248M) telah menyusun semula pentadbiran Rom bagi membolehkannya mengawal keseluruhan empayar Rom yang luas dan terbentang dari Asia Barat hingga ke Eropah. Melalui kaedah pengurusannya, beliau membahagi-bahagikan empayarnya kepada beberapa daerah dan diketuai oleh seorang gabenor. Gabenor ini diberikan kuasa pemerintahan yang melibatkan hal-ehwal awam kecuali kuasa ketenteraan dan model Diolectian ini mirip sistem organisasi dan kerajaan berpusat. (Stephen P Robbins & Mary Coulter 7th Edition )

1.1 PROSES PENGURUSAN

Para pemikir pengurusan telah membahagikan pengurusan dengan beberapa tingkat pengurusan atau proses. Proses dan aktiviti ini perlu berlaku didalam sesebuah organisasi.

1.1.1 Perancangan

Perancangan in melibatkan aktiviti permulaan sesebuah organisasi. Visi dan misi sesebuah organisasi perlu diperhalusi. Begitu juga matlamat penubuhan sesebuah oraganisasi perlu dibincangkan. Contoh, bagi industri pengeluaran kereta, mereka perlu mengenal pasti berapakah unit yang perlu dikeluarkan untuk mencapai matlamat organisasi.

Contoh yang lain, bagi sesebuah organisasi seperti pusat pengajian tinggi, mereka perlu merancang jumlah penghasilan pelajar yang ingin dikeluarkan. Jenis kursus yang akan ditawarkan begitu juga dengan jumlah tenaga pengajar yang diperlukan.

Setelah perncangan ini dicapai, maka mereka perlu menetapkan kaedah pencapaian yang paling maksimum melalui penetapan matlamat. Di peringkat ini juga, proses menganalisis juga berlaku. Semuanya dilakukan demi kelangsungan kejayaan sesebuah organisasi.

1.1.2. Penyusunan

Di peringkat ini semua maklumat yang telah dikumpul perlu diterjemahkan kepada yang lebih kompleks. Keperluan untuk peralatan, kelengkapan dan kakitangan perlu dikelolakan dengan sebaik mungkin untuk mendapatkan hasil yang cemerlang. Semua sumber tadi adalah alat yang penting menjalankan segala aktiviti yang telah dirancangkan.

Penyusunan elemen pekerjaan dan tugas kedalam sesuatu struktur juga dilihat sebagai kuasa yang dapat mengembalikan kejayaan sesebuah organisasi. Seterusnya dapat menjelaskan semua prosedur kerja dan kaedah untuk menyelaraskan sistem sesebuah organisasi.

1.1.3 Pengarahan

Adalah proses dimana pembentukkan rangka kerja. Ianya juga memberi peluang untuk kakitangan mencurahkan segala kebolehan kepimpinan dalam perlaksanaan perancangan. Arahan yang berterusan dapat mengingatkan kepada semua ahli organisasi untuk bertindak berlandaskan hak dan persetujuan bersama.

Sebagai contoh, seorang guru di sekolah dikehendaki berada di kawasan sekolah sehingga tamat waktu persekolahan. Ini adalah bertujuan untuk memaksimumkan tugas dan profesion perguruan ke tempat yang sewajarnya. Para guru perlu mamatuhi arahan ini, kerana arahan ini telah dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia melalui Ketua Pengarah Pelajaran.

Namun demikian, kepimpinan yang berkualiti menjadi sumber terpenting untuk menjamin keberkesanan arahan tersebut. Slogan seperti "Kepimpinan Melaui Tauladan" yang diperkenalkan oleh Bekas Perdana Menteri, Tun Dr Mahathir Mohamad menjadi panduan kepada seluruh kakitangan.

1.1.4 Pengawalan

Setiap tindak tanduk perlukan pengawalan. Kelemahan pasti ada dan perlu diperbetulkan dengan secepat mungkin. Penilaian kepada semua aktiviti yang dilihat sebagai tidak perlu, bagi mengelakkan pembaziran. Di peringkat ini juga panduan dan kaedah yang telah diperkenal perlu dikaji demi menjamin kejayaan sesebuah organisasi

Langkah kerajaan untuk menghadkan penggunaan tenaga elektrik terutamanya alat penghawa dingin adalah amat menarik dan berkesan. Mengikut arahan tersebut, semua alat penghawa dingin dibangunan-bangunan pejabat kerajaan perlu di letakkan di bawah 24 selsius. Sebagai ketua jabatan, arahan ini perlu pengawalan dan tindakan segera.

2.0 Organisasi Terbuka

Organisasi Terbuka adalah satu sistem di mana sesebuah organisasi bersedia untuk berubah mengikut persekitaran dan faktor-faktor diluar yang lain. Ini berlaku apabila sesebuah organisasi mengambil sumber-sumber yang ada, lalu menukarkannya kepada hasil dan produk mengikut kehendak persekitaran. Ianya terdedah kepada perubahan akibat dari perubahan dalam persekitaran.

Pada tahun 1960an contohnya, kajian menunjukkan bahawa banyak organisasi pada umumnya telah gagal menunjukkan preastasi yang diingini. Ini adalah kerana perubahan yang begitu pesat ke atas teknologi dan kuasa pasaran yang banyak berubah.

Banyak pihak berpendapat bahawa banyak organisasi terlibat didalam menyampaikan atau menjalankan polisi-polisi awam. Namun demikian agensi kerajaan dan Badan Bukan Kerajaan(NGO) memainkan peranan yang penting di dalam menjalankan beberapa polisi dan prosedur kerajaan.(Public Administration An action Orientation, 4th edition Robert Denhart, Joseph W.Grubbs ,Thomson Wadsworth 2003)

Sebagai contoh, Persatuan Pengguna Pulau Pinang kerap menimbulkan isu-isu mengenai bahan kimia terlarang yang berada di bahan makanan. Situasi seperti ini juga dapat membantu pihak kerajaan dalam usaha untuk meningkatkan kualiti organisasi terlibat terutamanya pihak Kementerian Kesihatan.

Pengaruh Alam Sekitar memberi impak kepada sistem terbuka ini. Persekitaran disini merujuk kepada pihak pembekal, pengedar, pesaing , pihak industri dan agensi-agensi kerajaan. Namun demikian persekitaran ini bolehlah dibahagikan kepada beberapa sektor antaranya:

2.1. Sektor Budaya – ianya banyak berkaitan mengenai pandangan dan etika sesebuah masyarakat setempat. Budaya berbeza mengikut tempat dan keadaan. Sebagai contoh, Pejabat Tabung Haji Kuala Lumpur, mengamalkan bacaan doa sebelum mereka memulakan kerja harian. Begitu juga ketika hendak meninggalkan tempat kerja. Budaya ini tidak terdapat di pejabat ataupun di tempat lain.

2.2. Sektor Ekonomi – Ekonomi boleh menjadi penyumbang yang besar ke atas perubahan sesebuah organisasi yang mengamalkan “konsep terbuka” ini. Kemelesetan ekonomi adalah salah satu daripadanya. Ekonomi yang kurang sihat akan membentuk masalah penggangguran. Faktor-faktor ekonomi ini jugalah yang mempengaruhi keupayaan dan kejayaan merencanakan peranan sesebuah organisasi itu.

Malaysia juga turut menerima tempias kesan daripada kegawatan ekonomi. Sebagai contoh, pada tahun 1998, Malaysia mengalami kegawatan ekonomi yang begitu meruncing. Indeks Penggangguran mencapai sehingga 5% akibat ekonomi yang tidak menentu. Banyak syarikat-syarikat yang tidak mampu untuk meneruskan perniagaan mereka.

2.3. Undang/undang persekitaran/politik – Sistem politik yang berkesan dilihat akan berjaya membantu memperuntukkan kuasa dalam masyarakat. Kuasa ini dapat digunakan untuk menguatkuasakan undang-undang. Sistem seperti ini dapat mengawal selia perjalanan sesebuah organisasi yang mengamalkan konsep terbuka. Tiada syarikat atau organisasi yang dapat bertahan lama tanpa bantuan daripada pihak kerajaan.

Sistem ini juga dapat menyuburkan komuniti perniagaan melalui peraturan-peraturan yang dikenakan. Sebagai contoh, Sistem cukai yang efisien serta polisi-polisi yang menguntungkan kedua-dua belah pihak. Satu lagi isu yang termasuk di dalam sektor ini adalah pendidikan. Perusahaan yang berteknologi tinggi memerlukan tenaga buruh yang mahir. Bilangan mereka juga perlu ditambah dari tahun ke tahun. Kerjaan perlu menyediakan kuantiti pekerja mahir dan separuh mahir untuk memenuhi tuntutan industry. Syarikat ini dapat bersaing hebat seandainya mempunyai tenaga buruh yang mahir lagi mencukupi. Mereka perlu membuka premis perniagaan mereka ditempat yang mempunyai sistem pendidikan yang kukuh.

Di Malaysia contohnya, Kulim Hi-Tech Park menyediakan ruang perniagaan kepada syarikat-syarikat yang berminat. Ianya dibantu oleh beberapa perkara seperti polisi dan dasar kerajaan, sistem percukaian terancang dan beberapa insentif lain. Tenaga buruh yang mahir juga menjadi elemen terpenting kemasukkan syarikat-syarikat asing ke negara ini.

Organisasi terbuka juga banyak menerima input dariapada sumber/agensi lain dan berubah menjadi output untuk digunakan oleh agensi atau pihak lain. Sistem ini bergerak menuju ke satu arah dengan berbekalkan visi dan misi yang sama.

Sebagai contoh, sesebuah universiti mempunyai beberapa jabatan dan unit yang berbeza tugas dan tangungjawab. Antaranya unit kemasukkan dan rekod pelajar memegang tugas untuk memegang semua rekod pelajar dan pengambilan keluar masuk pelajar. Bagi unit penginapan pula, mereka berfungsi untuk menyediakan kelengkapan asrama dan tempat tinggal kepada pelajar. Begitu juga dengan jabatan kewangan, mereka berfungsi menguruskan hal-ehwal kewangan bagi pihak kerajaan/universiti.

Semua jabatan dan unit ini mempunyai visi dan misi yang sama iaitu untuk melahirkan mahasiswa yang berketrampilan dan berjaya. Mereka akan bergerak dan bekerja dengan tekad yang sama.

3.0 Rumusan

Secara dasarnya, memang terdapat perbezaan antara organisasi dan pengurusan. Kedua-duanya umpama batang joran untuk memancing dan air. Saling memerlukan untuk menghasilkan atau menangkap ikan. Organisasi kalau dilihat dari sudut yang luas adalah tempat dimana berlakunya proses pengurusan tersebut.