Nota Kuliah: Pentadbiran Awam

Organisasi

Definisi

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.

Mengikut Jennifer M George:“Organization is a collection of people who work together to achieve individual and organizational goals” (Organizational Behaviour 3rd Edition 2002)

Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi, sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individu yang lain. Penyatuan ini melambangkan kesepakatan yang jitu untuk kemajuan sesebuah organisasi.

Ciri-ciri organisasi

1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri.Misalnya, sebuah Pejabat Perbandaran Tempatan seharusnya ada perkihdmatan menyediakan perkhidmatan perbandaran untuk orang ramai. Seperti bahagian kecerian taman rekreasi, kemudahan pembayaran bil setempat dan urusan kaunter aduan. Semua jenis perkhidmatan ini perlu diselaraskan untuk memudahkan orang ramai untuk sebarang urusan. .

2. Bagi menjamin kualiti perkhidmatan yang berkesan, sesebuah organisasi itu perlu mempunyai jumlah kakitangan yang berpatutuan. Mengikut keperluan kerja dan tugas. Sebagai contoh kakitangan bawahan di bahagian Unit Kecerian Bandar contohnya, sudah tentu berbeza dengan jumlah kakitangan di bahagian pengangkutan. Tingkat bidang kuasa atau autoriti juga memainkan peranan dalam hal ini. Ketua-ketua jabatan bertindak sebagai menyelaras untuk bahagian tertentu, Mereka akan mengawal selia setiap tindak tanduk orang dibawah jagaan mereka. Dengan lain perkataan, hierarki dan jumlah tingkat autoriti seharusnya berbeza diantara saru sama lain.

3. Pembahagian tugas dan tanggungjawab perlulah ada didalam sesebuah organisasi.sebagai. Sebagai contoh, Jabatan Imigresen Malaysia mempunyai beberapa unit dan bidang tugas yang berbeza. Di bahagian pentadbiran mungkin ada unit latihan, unit cuti dan unit penguatkusaan. Dibahagian lain pula, terdapat unit untuk pengeluaran passport, visa kerja dan unit pembaharuan passport dan visa. Semua unit dan bahagian ini bekerja dan bergerak mengikut bidang tugas masing-masing.

4. Namun demikian, demi mencapai kualiti yang menyeluruh, pengawasan, penyelarasan serta perancangan perlu dititik beratkan. Semua aktiviti yang dijalankan mestilah mengikut prosedur yang ditetapkan. Kesedaran menngenai tangggungjawab ini perlu disampaikan kepada semua kakitangan.

"the limits on human collaboration in the organization setting are not limits of human nature but of management's ingenuity in discovering how how to realize the potential represented by its human resources (Douglas Mcgregor - The Human Side of Enterprise 1960)

Had ke atas kerjasama manusia dalam persekitaran organisasi bukanlah had sifat manusia tetapi kebijaksanaan pengurusan bagi menemui cara bagaimana untuk merealisasikan potensi yang diwakili oleh sumber manusia (Douglas McGregor – The Human Side of Enterprise 1960)